国际工程项目文档管理与索赔关系
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国际工程的概念
在研究国际工程的项目文档管理与索赔关系前，需要深入了解国际工程的定义及特点，才能理解其在项目文档管理与索赔关系方面的特殊要求，具体如下：1.国际工程的定义
国际工程泛指来自一或多个国家或者国家组织的国际工程，工程涵盖了调查研究、理论认证、资本运作、建筑设计、成本审核、物料采购、建设施工、审核验收和运营管理等多个建设阶段，运行的是国际通用的工程项目管理模式、法律法规和建筑理念，从而能够满足基于国际标准的工程管理需求。2.国际工程的特点国际工程想要按照国际标准的工程管理需求进行建设，就必须满足国际工程的以下特点：（1）在资本运作方面，国际工程的投资主体趋向于多元化在国际项目的建设周期内，国际工程是需要多个国家或者国家组织投资参与，它们都是独立的法人个体或者群体，相互之间协同共存，对于工程的调动衔接提出了非常高的要求。而国际化的工程决定了工程项目的参与者来自世界各地，巨大的人种差异和文化差异给沟通、交流带来了巨大的屏障，也导致施工建设的参数和设计目标不一致，施工建设面临着重重障碍。（2）在管理目标方面，国际工程的施工周期比较漫长由于国际项目的规模比较庞大，造成了整个施工周期长、投资金额巨大、操作技术高、施工过程复杂，给项目的施工管理带来很大的难度，需要项目管理者和施工者严格按照施工要求操作，切实提高施工的阶段性建设和专业化水准，使得施工的整个过程都纳入到科学化管理范畴，保证施工生命周期的统一，促进国际项目的协调控制和优化施工，避免潜在灾害的发生。（3）在管理环境方面，国际工程的施工环境面临诸多挑战在管理环境方面，国际工程的工程巨大，因此它面对的施工环境会更为严峻，它体现在自然环境、人文环境和社会环境，其涵盖了施工所在地的生态、人文、经济、政治、法律和科学等诸多方面。而在施工的过程中，施工环境不是一成不变的，它具体表现在不确定因素多，偶发性事件突出。同时，国际工程的国际影响力也决定了其面临着巨大的自然和社会因素的影响，容易受到社会和政治变革的影响。02
国际工程项目文档管理的实施过程
国际工程是个漫长而又复杂的项目，在其中会涉及到诸如：施工方进出文档管理、文档编号系统设定、特定文档格式的筛选等搜集和整理工作，应该从以上这些方面做好国际工程的文档管理工作：1.施工方进出文档管理在国际工程的项目文档管理中，施工方进出文档管理是最庞大的一项，也是最重要的一项，在施工方进出文档管理中，需要涉及到施工方、业主、转包商、分包商和政府职能部门的进出文档管理，它需要文档控制者衔接好项目经理、外部企业、内部部门、政府监管部门和档案室等各个环节的进出文档把控，认真做好进出文档的登记、传达、批示、处理和反馈，还要及时交付给档案室进行存档和整理，方便以后及时查阅。2.文档编号系统设定由于国际工程的信息量庞大，需要对接的部门错综复杂，再加上语言和生活环境的障碍，就促使庞大的文档系统必须建立科学完善的编号体系，保证每一个文档都能方便查阅、及时存储，适合跟踪，方便管理。在设定方面，文档编号可以分为四个层级，第一层是公司名称，第二层是工程项目名称，第三层是文档处理信息，第四层是文档归档信息。在每层的具体编号信息中，编号系统应该基于方便易懂、清晰明了和科学有序的原则进行设定。3.特定文档格式的筛选在国际工程的施工过程中，特定文档录入、登统、编号和归档都是随机的，它都有一套复杂的表格模板或文档格式，文档管理者在操作此类格式的文档时就需要认真搜集、仔细识别、用心登记和及时分享，方便文档信息能够发挥最大的作用，也保证所有分享的人都能接收到统一格式的文档。项目在实施过程中，当面对特定规格的文档时，文档管理者还需要根据工程的施工进度和监督管理的特殊需要，补充新建表格，将特定文档用特殊格式进行套用，选用特定的表格编号，方便文档管理者、使用者和监管者能够及时调用，认真记录。03
国际工程中文档管理与索赔的关系
根据国际工程的具体施工环境，在出现责任事故的时候，文档管理已经成为索赔的重要依据，而具体到文档内容则涉及到办公室文档和内业资料，应该加以足够的注意：1.项目合同的函件管理在国际工程的筹备运作阶段，承包商需要跟施工方、业主之间进行大量的沟通和谈判，会生成项目合同文本，而谈判双方会通过会议纪要、会议录音、往来函件等形式来记录双方的合法权益和义务。这种项目文档会一直贯彻于项目合同管理的全部过程，而成果的合同文档会充分表明合同文件中的明文条款、隐含条款和可履行条款，它既体现了法律对于施工双方的约束力，更为将来有可能出现的索赔提供具有法律效应的函件。例如，我国某公司在承建南非一个输变电项目时，双方根据FIDIC合同要求拟定了《设计-施工合同文本》，业主方聘请了国际知名监理机构担任工程监理。在筹备联络会议中，第三方监理由于某种原因并未参会，工程双方针对施工所需车辆的型号、数量等都给予了具体规定，经双方同意后签署了会议纪要。但是，当工程车辆到达施工现场后，第三方监理针对车辆购买款项提出异议，拒绝支付车辆费用，我国施工单位不断申诉，但是由于在签署会议纪要的时候，没有邀请第三方监理机构参加，从法律上就不具有法律效力。承包方由于采购车辆所产生的运费、磨损等费用无法索赔，只能被动接受损失，教训可谓深刻。2.施工现场的记录管理施工现场的文档记录能够真实还原事故现场的状况，能够充分划分责任人和责任范围。因此，在实际的工程施工中，施工现场的记录就和项目工程的索赔工作保持密切的联系，它也是文档管理者在搜集、登统、归档和分享的重要组成部分，需要认真做好施工现场的原始材料与记录的整理和归档，当出现责任纠纷的时候，就能为索赔打下坚实的数据基础。例如，在中非某国的一个在建项目中，我国施工单位担任着分包商的角色，在现场施工过程中，第三方工程师没有按照承包商的规定进行监察，导致工程出现损失。在出现责任事故后，我国施工单位第一时间搜集整理现场的申请记录，清楚展示了工程师的违规操作，我方以正式商函的形式向工程师提出索赔，由于数据准确，事实清楚，工程师只能接受赔偿的要求，并及时改正了过去错误的做法，为下一步的施工奠定了坚实的基础。3.项目工程内业管理国际工程项目是在业主所在国实施建设的工程，它包括了施工工程内业的技术规范与操作守则、项目总体施工计划、工程施工报表与款项记录，这些材料都可以成为索赔的重要文档资料，成为索赔金额的法律依据。在国际工程的施工过程中，工程师通过建立技术规范与操作守则来约束施工质量，满足合同的技术要求。而索赔的及其管理系统的技术标准也体现在施工现场的技术规范与操作守则。项目总体施工计划是工程管理的总体纲领，也是索赔的重要法律依据，根据统计，绝大部分的索赔报告都是建立在项目总体施工计划的基础上起草的，它既规范了施工方的施工行为，也约束了承包商的工程预算，具有非常重要的法律效力。工程施工报表与款项记录则能真实反映工程施工的时间节点和资金流向，它涉及到承包商、施工方和第三方监理对于施工进度、施工质量和施工工期的总体认识和阶段划分。当出现纠纷时，承包商可以与第三方工程师协调解决支付金额的追加数目，也体现在施工月报表的更新。而当出现索赔事项时，承包方可以根据月报表的记录和资金账单查询系统，获取到工程的施工状态，了解工程款的去向，为索赔提供数据支持。04
总 结
综上所述，在国际工程的施工实践中，文档管理的缜密程度直接关系到索赔的成败，我们的承包商需要认真履行合同义务，但是也要足够重视项目文档管理，认真分析索赔可能性，加强施工管理，规避不必要的风险。来源：CNEX 筑云慧建戳“阅读原文”，报名训练营
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